Takımlar için metotlar (Part 34) - KISS metodu

Amaç: Belirli zaman dilimindeki aksiyonlar veya bir projenin deneyim paylaşımı eşliğinde gözden geçirilmesi

Akış: Katılımcılar bu metotla birlikte dört farklı kategoriyi ele alırlar;

• Keep: Kriz esnasında fayda sağlayan hangi unsurları korumamız / devam ettirmemiz gerekir?
• Improve: Hangi faktörleri biraz daha iyileştirmemiz / geliştirmemiz etkili olur?
• Start: Hali hazırda var olmayan nelere gelecekte ihtiyaç duyarız?
• Stop: Gelecekte neleri yapmasak faydalı olur? 

Akılda kalsın: KISS yaklaşımı sayesinde edinilen iç görüleri gözönünde bulundurarak gelecek odaklı bir yol haritası çizilir. Bu metodun özellikle 4L retrospektif yöntemiyle entegre kullanılması tavsiye edilir. KISS tekniğinin etki yaratması açısından fasilitatör aracılığıyla soruların çok somut yönlendirilmesi gerekir. 

Araçlar: Kartlar, kalemler; alternatif olarak flipchart veya whiteboard

Takımlar için metotlar (Part 33) - Kill a stupid rule

Amaç: Gereksiz kurallar ve süreç adımlarının (israflar) bulunup ortadan kaldırılması

Akış: Bu metot hem ekip içerisinde hem de tüm departmanı kapsayacak biçimde hayata geçirilebilir. Katılımcılar ilgili sorular hakkında düşüncelerini yansıtabilirler; Günlük rutininde hangi kurallar seni rahatsız ediyor ve kızdırıyor? İmkanın olsa bu kuralların hangilerini iptal edersin? Moderatör gündeme gelen "aptal kuralları" kartlar eşliğinde toplar ve bir matrise yansıtır.

İlk etapta sağ üst köşede yer alan 1-2 kural tercih edilip lağvedilir. Zaman içerisinde farklı seanslar eşliğinde bu kutudaki tüm kurallar devre dışı bırakılır. Sol üst kutuda yer alan maddeler hızlı kazanımları ifade ederken sol alt kısımda bulunan içerikler dikkate alınmayabilir.  Sağ alt kutuda konumlandırılan kurallarla ilgili olası aksiyonlar ertelenebilir.  

Akılda kalsın: Değişimin içselleştirilmesi / sahiplenilmesi açısından kuralların katılımcıların etki alanında bulunması gerekir. 

Araçlar: Kartlar, kalemler, flipchart veya whiteboard

Takımlar için metotlar (Part 32) - Sinematik

Amaç: Ekipteki son dönemlerin film isimleriyle ele alınması

Akış: Burada hem basit, hem de eğlenceli bir yöntemden bahsetmek mümkün. Tüm ekip üyelerinden son haftaları veya son projeyi hangi filmle eşleştirdiklerini öğrenmek istiyoruz. Bu doğrultuda katılımcıların yaratıcı düşüncelerini teşvik etmek amaçlı moderatör bazı filmlerin afişlerini görsel olarak sunabilir. Bir katılımcı kendi tercih ettiği filmi gündeme getirdiğinde ona şunları sormakta yarar var; Niçin bu film başlığını tercih ettin? Bu filmde kendisi hangi rolü oynardı? Filmin alternatif sonu nasıl olurdu? Proje yöneticisi veya takım liderinin rolü nedir?

Akılda kalsın: Film metaforu üzerinden yansıtma yapmak etkili olabilir. Özellikle takım içerisinde roller, iletişim boyutu, öz ve dış farkındalık gibi unsurlara değinilebilir.

Araçlar: Öneri bazlı film afişleri

Takımlar için metotlar (Part 31) - MoSCoW tekniği

Amaç: Bekleyen işler ve aktivitelerin sıralanması ve önceliklendirilmesi

Akış: Bir takımın oldukça fazla fikri mevcutsa ve belli bir zaman dilimi içerisinde hayata geçirilmesi hedefleniyorsa, bunların kartlara yazılması moderatör tarafından istenilir. Ortaya çıkan öneriler gruplandırılır ve önceliklendirme yapılır. Bu doğrultuda kartları MoSCoW yaklaşımına göre dizmek faydalı olabilir.

Must - Bu işin hayatı geçirilmesi gerekir.

Should - Bu fikre kaynak ayrılacak.

Could - Zaman ve enerji kaldığında buradaki aktivitelere odaklanılabilir.

Won't - Bu öneri gerekli değil ve şu anda dikkate alınmayacak.

Akılda kalsın: Moderatörün yönlendirmesiyle bu metodun hızlıca tamamlanması mümkün.

Araçlar: To-do listesi, kartlar, flipchart

Takımlar için metotlar (Part 30) - Drop-Box

Amaç: Çok yönlü ve karmaşık bir konunun metodik şekilde ele alınması

Akış: İlk etapta büyük bir konu bütünlüğü küçük parçalara ayırılır (tümdengelim). Sonrasında çeşitli kartonlara alt konuların başlıkları yazılır. Moderatörün yönlendirdiği sorular eşliğinde (örn. Burada ne yolunda gitmedi?, Neler başarılıydı?, Neler eksik kaldı?) katılımcılar her alt konu ve soru tiplerine yönelik kendilerine dağıtılan kartların üzerine cevaplarını yazıp kartonlara bırakırlar. Bu yöntemin temelinde yatan unsur küçük takımların oluşturulması ve her takıma bir karton verilmesidir. Karton içerisine bırakılan kartlar odaklı çalışmaları hedeflenir. İçeriklerin kümeler haline getirilip çözüm odaklı hareket edilmesi beklenir. Küçük takımlar içerisinde yer alan kişiler ilgili konunun nasıl iyileştirilebileceği, çözülebileceği ve iyimser bir bakış açısıyla ele alınabileceğini tartışırlar. Bir sonraki adımda alt konular tek tek tüm katılımcılar eşliğinde gündeme getirilir ve herkesin görüşlerinin dahil edildiği bir ortam oluşturulur.

Akılda kalsın: Bu yaklaşım moderatörün inisiyatifinde katılımcı insanlara yönelik titizlikle ve hassasiyetle uygulanmalıdır. 

Araçlar: Kartlar, flipchartlar / whiteboard, kalemler, kartonlar (örn. ayakkabı kutuları)

İnsan Kaynakları alanında geleceğin işlerini merak ediyor musun?

Cognizant şirketi 2017 yılından bu yana iş dünyasının geleceği hakkında yıllık raporlar yayınlıyor ve önümüzdeki on yıllarda geniş bir endüstri ağı için iş dünyasının nasıl görüneceğine ilişkin veriye dayalı içgörüler sağlıyor. Bu doğrultuda bir çok CHRO'yu dahil ettikleri çalışma grubu aracılığıyla geleceğin 21 İK işi listesini duyurdular.

Cognizant geleceğin 21 işinde 5 ana temayı ön plana çıkardı;

1) Esenlik

İK profesyonelleri olarak (kendim de dahil) insanların çalışma hayatlarını iyileştirmek bizim işimiz. Cognizant, bu motivasyonun şirketin sağlıklı ve besleyici bir iş ortamı yaratma görevini yerine getirmek için mimarlık, insan merkezli tasarım, sağlıklı yaşam ve halk sağlığı alanlarındaki uzmanlıklarını kullanacak "Baş Amaç Planlayıcı" veya "İşyeri Çevre Mimarı" gibi bir dizi özel rolde ortaya çıkacağını tahmin ediyor. Esenliğin her zamankinden daha önemli olması dijital ekonominin büyümesi, "her zaman açık" çalışma şeklimiz, iş-özel hayat entegrasyonunu yönetmedeki stresler ve COVID-19 gibi virüs riskleriyle başa çıkmaya bağlanıyor.

2) Kurumsal güven

Zamanla daha fazla iş dijital ortamda yürütülürken, uzaktan çalışan ekipler arasında güven ve güvenliğin bozulmadan kalmasını sağlamak için İK'nın her düzeyde devreye girmesi gerekecek. Veri odaklı kültürün yaygınlaşması bu eğilimi ön plana getiriyor. İK'nın liderliğinde adalet, açıklanabilirlik ve hesap verebilirlik unsurlarını sağlamak için "döngüdeki insan" sistemleri yaratma ihtiyacı artıyor. "Algoritma Önyargı Denetçisi" rolünün önemli olacağı yer burasıdır. "İnsan Önyargı Görevlisi" rolü ise şirket ortamında kapsayıcılık ve aidiyet duygusu geliştirmeye çalışacak ve tüm çalışanlara adil davranmayı hedefleyecek.

3) Yaratıcılık & yenilikçilik

Şimdiden operasyonlar hakkında tamamen yeni düşünme biçimleri gerektiren, derinden değişmiş bir dünyada yaşıyoruz. Bu statükocu zihniyete meydan okuyan bir dizi gelecekteki İK işine yol açacak. Hızlı düşünebilen, yaratıcı çözümler bulabilen ve güncel iş süreçleri etrafında yenilik yapabilen; bunlarla birlikte çalışanların katılımını, performans göstermesini ve motive olmasını sağlayan profesyoneller yüksek talep görecek. Dijitalleşme transformasyonundan "Uzaktan Çalışma Fasilitatörü" ve "Sanal Gerçeklik Daldırma Danışmanı" gibi roller sorumlu olacaklar.

4) Veri okuryazarlığı

Veri bu listedeki bir çok işin arkasındaki itici güçtür. "İnsan Ağı Analisti" ve "İK Veri Dedektifi" gibi rollerde görev alacak kişilerin "içlerindeki Sherlock ruhu" ile özellikle iş veya İK hedefleri üzerinde en büyük etkiye sahip trendlere odaklanmaları bekleniyor. Ayrıca "Uni4Life Koordinatörü" çalışanların en iyi nasıl öğrendiklerine ilişkin verileri izleyen bir yazılım kullanacak ve ardından bunları kurslarla eşleştirmek için algoritmalardan yararlanacaktır. Verileri etik, güvenli ve verimli bir şekilde toplamak / kullanmak, geleceğin İK rollerinin büyük çoğunluğunun temelini oluşturacaktır. Çalışma gününün büyük bir kısmı dijital ortamda yürütüldüğünden bu verileri toplamak her zamankinden daha kolay olacaktır. 

5) İnsan & makine ortaklıkları

Gittikçe daha fazla teknolojiyi İK süreçlerinin içerisinde görmeye devam ediyoruz (örn. chatbot, yapay zeka, robotik süreç otomasyonu). Bu doğrultuda işin geleceği insanların ve makinelerin uyum içerisinde çalışmasına bağlı. "İnsan-Makine Takım Yöneticisi" rolü insanların ve makinelerin yeteneklerini, amaçlarını ve niyetlerini karşılıklı olarak ilettiği bir etkileşim sistemi tasarlayarak bu hareketin merkezinde yer alacak.

Takımlar için metotlar (Part 29) - Takım fikirlerinin çarpışması

Amaç: Takım içerisindeki fikirlerin veya proje önerilerinin rekabet çerçevesinde gündeme getirilmesi

Akış: Takımın bir sonraki hedefleri veja projeleri tercih etme şansına sahip olması açısından ortaya atılan fikirler karşılıklı olarak yarıştırılır. İlk etapta olası aktivitelerin tanımlanması gerekir (örn. a ürünü, b hizmeti, c iyileştirmesi). Bir sonraki adımda katılımcılar kendi ilgi alanlarına göre bulunan seçeneklerden birine katkı sağlamak üzere sunum amaçlı hazırlıklara başlarlar. Bu doğrultuda daha önce belirlenen kriterleri dikkate alarak hareket ederler (örn. insan kaynağı, fayda, maliyet). Nihayetinde hedef projeler karar verecek bir jüri huzurunda anlatılır. Jürinin oluşumu da mümkünse önceden netleştirilmelidir. Jüri her öneriyi dinler, önceliklendirme yapar ve bazı fikirlerin uygulanmasını onaylar. 

Akılda kalsın: Bu yaklaşımı hayata geçirmek için farkındalığı yüksek ve aydınlanmış bir ekibe ihtiyaç var. Neticede burada takımın pek sıcak bakmadığı fikirler jüri tarafından kabul görebilir, bazı öneriler de devre dışı kalacaktır. Belki bu noktada takımın hizmet vermiş olduğu iç / dış müşterilerin yer aldığı bir jüri çözüm olabilir. Bu şekilde hem objektif bir bakış açısı sağlanmış, hem de olası çatışmaların önüne geçilmiş olur. 

Araçlar: Kartlar, kalemler, flipchartlar

Takımlar için metotlar (Part 28) - Grup puzzle

Amaç: Katılımcıların bir konuyu araştırmaları, ortamdaki diğer insanlara sunmaları ve küçük gruplarda konu uzmanları haline gelmeleri 

Akış: Moderatör başlangıçta iki farklı grup şekli oluşturur. Her katılımcının hem anlatım hem de çalışma grubunda yer alması hedeflenir. Çalışma gruplarındaki kişiler bir içerik / metot üzerine hazırlık yapıp flipchart üzerinde çıktı olarak yansıtırlar. Sonrasında katılımcılar anlatım gruplarına geçerler (farklı çalışma gruplarından birer kişi burada eşleşir) ve iş sonuçlarını paylaşırlar. Tüm flipchart içerikleri oda içerisinde farklı noktalara yerleştirilir ve anlatım gruplarındaki kişiler bir panodan diğerine geçiş yaparlar.

Akılda kalsın: Grupların oluşturulmasında çeşitli kartpostal motifleri kullanılabilir (anlatım grupları). Kartların arkası numarandırılabilir (çalışma grupları).

Araçlar: Flipchartlar & kalemler

Takımlar için metotlar (Part 27) - Bir görüşün dört köşesi

Amaç: Katılımcıların gruplar halinde belirli bir konu hakkında fikir alışverişinde bulunması

Akış: Moderatör 4 soru veya ifadeyi kartlara yazar (örn. "Liderlik otorite gerektirir", "Liderlikte uzmanlık önemlidir", "Lider insanda karizma olmalıdır") ve odanın köşelerinde bulunan duvara yapıştırır. Sonrasında katılımcıların kendi görüşleri doğrultusunda var olan köşelerden birine gitmesi istenilir. Bu sayede aynı bakış açısına sahip olan küçük gruplar oluşur. Her köşede fikir alış verişi yapıldıktan sonra diğer gruplarla etkileşime geçilir.

Akılda kalsın: Bu metot farklı perspektifleri ortaya çıkarmak açısından tavsiye edilir. Yerinde bir fasilitasyonla etkili bir müzakere ve sosyal öğrenme için zemin oluşturur. Dijital ortamda da sanal odalar dahilinde bu yöntem uygulanabilir.

Araçlar: Kartlar ve kalemler

Takımlar için metotlar (Part 26) - Team timeline

Amaç: Ekibin geçmişinin gelecek planlaması ve vizyonu için baz oluşturması

Akış: Uygulama öncesi bu çalışmanın duyurulması katılımcıların hazırlık yapabilmeleri açısından tavsiye edilir. Çalıştay esnasında moderatör duvarda veya yerde bulunan kağıda uzun bir ok işaretini yapıştırır / çizer. Zaman çizelgesi hazır hale gelir. Ekip içerisinde en kıdemli çalışan şirkete giriş yılını not eder ve kendi kartlarını ekler. Kartlar üzerinde soru / kategoriler olarak "Hangi konu üzerinde çalışıyorduk?", "Hangi yazılımları / programları kullanıyorduk?", "Ekipteki ortam nasıldı?" gibi içeriklere yer verilir. Bir sonraki ekip arkadaşının dahil olduğu döneme denk gelindiğinde bu kişi kalınan yerden devam eder. Bugüne kadar her bir ekip üyesinin katkıları doğrultusunda ilerlenir. Aralarda ekipten ayrılan çalışma arkadaşlarının isimlerini dokümante etmek de faydalı olabilir.

Akılda kalsın: Tamamlanmış çizelge ekibin yapısı ve şekli ile ilgili içgörüler (örn. iş gücü devri, değişimlere uyum) sunabilir. Buradaki tablo gelecek odaklı vizyonun kurgulanması açısından etkili olabilir.

Araçlar: Yapıştırıcı bant, kartlar, kalemler, flipchart kağıdı